RAG導入の前に整えるべき社内ドキュメント、3つの条件

条件1：どれが最新版か特定できる

RAGは古い規程と新しい規程を区別しない。「旧版」「最終版v2」「最新_確定」が混在したフォルダをそのまま学習させると、AIは古い情報を出典付きで自信を持って答える。

導入前に必要なのは、全文書の整理ではなく「この領域はこのフォルダが正」という正本の宣言である。正本以外を検索対象から外すだけで、回答品質は大きく変わる。

条件2：所在が一箇所にまとまっている

ファイルサーバー、チャットの添付、個人のローカル。所在が分散していると、RAGの検索対象に入らない文書が「AIが知らないこと」になる。利用者は「AIは使えない」と判断し、定着しない。

対象部門の業務で参照される文書がどこにあるかを棚卸しし、検索対象へ寄せる作業が導入プロジェクトの実体である。

条件3：機械が読める形式になっている

スキャンしただけの画像PDF、複雑な結合セルのExcel、図の中にしか書かれていない手順。人には読めてもAIには読めない文書は多い。

主要ツールはOCRや表の解釈に対応しつつあるが、精度が要求される規程類は、テキスト化された正本を用意するほうが確実である。

担当者が次に取るべき行動

対象部門を1つ決め、その部門が受ける質問の上位10件を書き出す。その回答が載っている文書の所在・版・形式を確認すれば、自社の準備状況がわかる。整備と導入をあわせて相談したい場合は、RAG構築の実績がある開発会社への相談を推奨する。